小学校のPTA会長をしているのですが、新型コロナのおかげでいろいろ困った状況になっています。
- 人が集まることができないので委員さんが決められない
- （いまは終わりましたが、この検討をしていた4月ごろは）休校中でプリント配布が難しい
- 今後も活動がかなり制限される などなど・・・
あらためてPTAの存在意義が問われていると感じる日々です。
さて、中でも大きな問題が予算の承認でした。うちのPTAでは例年、5月末ごろに総会で承認を得ていました。
※厳密にいえば、入学式関連等で年度始めの支出がいくつかあり、一部は事後承認の形になります
- （4月の時点では）休校がいつまで続くかわからない
- 6月に学校が再開したとしても例年通りの方法で総会が開催できるとは考えにくい
- 休校中に学校で集まることはできない
- プリント配布もカンタンにはできない
以上のことを考慮し、例年と同じく5月末ごろまでに予算承認を得るため、オンライン（Zoom）で総会をやることを判断しました。
以下のように進めました。
▼前準備
- 議案に関する各種資料を準備して、Web サイト（Google サイト）に掲載
▼運営委員会（総会前に決議を行う）
- 議案に対する意見を求める期間を設定し、LINE 等で運営委員会の対象者に連絡
- 期間の締切後に結果を Web サイトで報告
▼総会
- 議案に対する異議およびオンライン総会への参加希望をうける Web フォーム（Google フォーム）を設置
- 議案への異議発信および参加方法についてメールで案内 （メール配信の登録数は会員全体の9割程度）
- 異議および参加希望を集約
- オンライン（Zoom）で総会を実施
- 後日総会の結果を Web サイトで報告、メール配信で連絡
総会については、例年は紙で委任状を集めていました。Web フォームで委任投稿をしてもらう方法も考えたのですが、投稿数自体が低い場合のリカバリが困難であること等を勘案して、異議があれば投稿してもらう形としました（規約には総会の定足数についての定めがあり、本部内・学校とも相談して今回の方法を決定）。実際には、委任投稿と勘違いされた方が何名かおられて、メールで意図を確認したぐらいで、異議はありませんでした。
※ちょうど今年度から規約等を掲示するために準備した Web サイトが活用できてちょうどタイミングがよかった
※Google サイト・Google フォームは無料の GMmail アカウントを利用、またそのアカウントはPTA本部のメール受信アドレスとしても利用。本部メンバー全員がログインしようとすると認証まわりでトラブったりもした（同時に何人もがログインしようとしてログインできず、そもそも使い方としては良くないのはわかる）
※Zoom は無料アカウントを利用。無料のため1回の会議が40分までの制限があり、総会後に少し話をしている途中に切れてしまって再接続したりとバタバタ・・・また録画もしておこうと考えていたが、接続し直すごとに保存していた分が上書きされてしまっていたことがわかってなくて、うまく残せず（保存ファイルを変えればいけてたはず）。ともあれ事前・事後のPTA本部打合せも Zoom でできたのはよかった
※Web 会議の手段としては、Zoom 以外にも Google Meet や Microsoft Teams 等も考えたが、世間的に一般ユーザにも認知が広まっている Zoom を使うのが進めやすいと判断した。PTA本部打合せで LINE 通話を試したりもしたが、フィットしない制限等があって選択肢からはずした
厳密にいえば、指摘を受けてしまう点はゼロではありませんが、いろいろ制約がある中であっても
- 人が集まるべきでない状況の中、それを回避して総会を実施できたこと
- 例年は議案の配布等かなりの数の紙を配布していて、無駄が多いと感じていた点も改善できたこと
はよかったと考えています。
今後、新型コロナの影響がどうなるかはわかりませんが、制限がある中でもできることを考えながら活動を進めていこうと考えています。保護者間の懇親面はある程度諦めざるを得ないとしても、子どものに関する部分はなるべく維持できるようにしたいところです。また Web サイトを活用して、無駄な紙を減らすことも合わせて進めていきたいと考えています。
あと、今回は自分がITまわりが得意なので、もろもろの対応を比較的スムーズにできたのですが、来年度以降に本部メンバーが入れ替わっても、同様のことができるよう引継ぎをしないといけないことも課題ではあります（本部メンバーの IT リテラシには当然個人差がありますが、それは今後も避けられないことなので、それでもまわせる仕組みになるように）。
何はともあれ大きな課題をクリアできて、よかったかと思います。
