大学の同窓会組織でオンラインイベントを開催してみて

大学の情報系学部のOB会のイベント（立命館大学 情報会 ホームカミングデイ）をオンライン開催した際のことをまとめておく。

もともと2020年度に実施予定だったものが延期となり、前会長の先輩が引き続き実行委員長をされた。私は現在OB会の会長をさせていただいていて、実行委員の1人として携わった。

開催時期

2021/11/13（土）午後
※もともと2020年冬ごろにリアル会場での実施予定だったが、新型コロナウィルスの問題から1年延期した

イベント開催のために使った主なツール・サービス

• oVice
  https://ovice.in/ja/
  バーチャルオフィスツール（「ビジネスメタバース」と書いてるところもあったが、メタバースはちょっと言い過ぎのような・・・）
  特徴は、アイコンで二次元空間を移動できること、音の指向性があること
  「Organization」の大きさで2か月分を契約、2か月分にしたのは事前準備期間を確保するため
  もともと知人のブログを見て、私がこれでやってみても良いのでは？と提案したのだが、あまり詳しいわけではなかった。が、実行委員の中に、会社で使っているメンバがいてくれたおかげで、うまく使いこなすことができた。背景もそのメンバが作ってくれたものを利用
  参加者が200名超えるようなら複数フロアに分けることを検討していたが、そこまでの規模にはならず。もし複数フロアだったら運用がかなりきつかったと思われる・・・
• nonpi foodbox
  https://nonpi-foodbox.com/
  みんなで同じものを食べながらのイベントに、ということで利用
  手間を考えてレンジでのあたためが不要な「神田明神下みやび 江戸の味プラン」を選択（複数種類から選択する形にもできたが、申込者にとってのシンプルさを重視して選択なしに）
  申込者にURLを伝えて、各自から住所等を入力してもらう形なので、幹事側の負担は軽かったと思われる
  ちなみに、当日貸会議室に集まったメンバはイベント当日には食べれず・・・
• LINEオープンチャット（無料）
  スタッフ用と参加者QA用の2つを準備
  スタッフ側もロケがバラけているのでチャットはかなり重要
• slido（無料）
  講演の質問受付用に利用
• Googleフォーム（無料）
  事後アンケートに利用

参加者数

申込エントリーは130名ほど
正確な参加者数は不明（oViceでログイン数はわかったが、1人で複数ログインされているケースも見られたため、正確な参加者数は不明）
参加費は無料（nonpi分も同窓会もち）
ちなみに事後アンケートはそのうち40件ほど回答あり

実行委員（スタッフ）

OB10名ほど、大学の教員をされている方2名を含む
30-40代のメンバがほとんどで、それぞれ仕事・プライベートとも忙しそうだが、時間調整して協力してもらえた

イベントの主な内容

大きなものとしては、講演（情報系の先生）、全体での写真撮影（冒頭の画像）、懇親会
ビンゴ等のイベントは準備せず。そこまで手がまわらなかった・オンラインでする場合の運用が悩ましかった面もあるが、イベントはなくても大丈夫ではないかと判断

広報

OB会のWebサイト
OB会のFacebookおよびTwitter
OB会のメーリングリストへの配信
個別の声かけ（大学の先生から、実行委員から）

メーリングリストのアドレスは卒業時の情報から更新されていないものが多いようで、エラーになる数が多い。これは今後の課題でもある
※ちなみに、かなり以前はこのイベント告知にハガキを使っていた時期もあった

参加者の申込

大学全体の同窓会組織（立命館大学 校友会）のWebフォームを参加申込受付に利用（無料）
nonpiについては、参加申込者にメールでURLを案内して、各自に対応してもらった

準備・考慮したこと・ものなど

・当初は大学のZoomを使って打合せしていたが、ツールに慣れることも含め、途中からはoVice上で打合せ。打合せは10回ほどオンラインで実施

・参加者向けに事前説明資料と当日説明資料を準備。Googleプレゼンテーションで作成してPDFで配布。想定していた通りoViceを初めて使う人が大半だった模様。また事前にoVice環境を試せるようURLを早めに案内

・タイムテーブル、役割分担表、司会台本を作成。過去のこのイベントではそこまで詳細には準備しなかったので、かなりしっかり準備したと言える

・講演される先生を含むリハーサル（ツール説明）実施。一部スタッフはリハーサルおよびイベント当日は貸会議室に集まって対応した

・oViceの表示名は卒年＋氏名とした。oViceの会場入口近くにその説明を配置。またoVice社で準備された初心者向け説明動画も入口近くにリンク設置。あと、懇親会向けにテーブルの背景＋ミーティングオブジェクトを多数配置

・オンラインなので、チャットでこまめに受け手側の状況を共有しながら進めた（挨拶等の声がちゃんと聞こえてるかとか、画面共有ができてるかとか）

感想・気づきなど

・リアル会場より会場代がかなり安い、移動費がかからない。実際に移動しなくていいことで参加しやすかったと思われる

・oViceはアイコンを動かせるのでリアルに近い感じがあっておもしろかった。アイコンの向きによっては、隣のテーブルの人の声が聞こえてしまうケースもあったり・・・
参加者が情報系の出身ということで参加者のリテラシが高く、まだ受け入れられやすかったと思われる。ただスマホから入ってた人にとってどうだったかは不明（スマホだと使いづらそうだったので推奨環境はPCのChromeとした）
会場に入ってもらったら、まずスタッフが声をかけて表示名の変更をお願いしていたが、参加者側の音声が返ってこない（操作の問題かデバイスの問題かはわからない）ケースでは伝わっているのかどうかがわからずもどかしかった。また表示名をすぐに変更されないケース等、どの方にスタッフが声かけ済かどうかわかりにくかった
内輪の会なので荒らし対策等はあまりしていないが、もう少しオープンなイベントだとそういう想定も必要だったか

・nonpiの料理はおいしかった、またレンジ不要なものにしておいて正解

・チャットでの状況共有は重要、それがないと反応がわからないのでしゃべっていて不安になる

・打合せ資料はExcelファイルよりGoogle Sheetsでの共有の方がよかったかもしれない。バージョン違いのExcelファイルが多くできてしまった・・・

オンラインでのイベント開催は初めての試みだったが、しっかり準備を行い、イベントとして成功できたと考えている。次回をどういう形にするかはこれから検討していく予定。次回は私が実行委員長になる。今回のノウハウをうまく活かして次も成功させたい。